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10 Tips Para Un Servicio al Cliente Excelente

10 tips
 

Según Chris Clark de Strategic Choice Partners, muchas empresas de venta directa se conforman con dejar que el departamento de servicio al cliente se enfoque solo en tomar órdenes y responder llamadas, pero no tienen en cuenta todo lo que conlleva y hay detrás de este departamento.

Aquí 10 tips para tener en cuenta y buscar diferentes maneras para mejorar el departamento de servicio al cliente.

10 Tips para un servicio al cliente excelente:

  1. El valor de un toque personal no tiene precio. Haga que sus representantes de servicio al cliente realicen llamadas de campo proactivas al menos dos veces al día. Esto puede ser tan simple como preguntar: "¿Cómo van las cosas?" O "¿Hay algo con lo que pueda ayudarlo?"
  2. El servicio al cliente debe tener la aprobación final en todas las decisiones.

       Ellos se comunican constantemente con el cliente, por esta razón saben que esperar. Servicio al cliente puede identificar incidentes que serán de ayuda para el resto del equipo, y puede evitar             un dolor de cabeza innecesario ocasionado por algún tipo de confusión.

  1. Responder cualquier inquietud en 24 horas. Incluso si la respuesta es “Me gustaría hacerle saber que continuo verificando la información” Cada representante de servicio al cliente debe tener la capacidad de responder cualquier consulta. Esto puede requerir entrenamiento cruzado y dirigir llamadas. También requerirá el registro de cada consulta o inquietud, de modo que todos los representantes del servicio al cliente tengan acceso a la misma información.
  2. Use un sistema de recordatorios de tareas para agendar seguimientos a información incompleta.
  3. Cree una sección “Sabia que” del servicio al cliente en las comunicaciones regulares. Los representantes de servicio al cliente son la mejor recurso para esta información, la cual debe consistir en las preguntas frecuentes o situaciones difíciles.
  4. En cada respuesta resuma la consulta del cliente. Esto les permite saber que usted comprendió y en una llamada le permite al representante de servicio al cliente tomar el control de esta y así obtener la información necesaria para resolver la situación.
  5. Rastree cada consulta. Incluya fecha, hora, tema específico (Ejemplo: Artículo faltante) dentro de una categoría (Ejemplo: Consulta de pedido), fecha de respuesta, tiempo y resultado. Ya sea que su sistema de seguimiento sea una hoja de cálculo de Excel o un módulo de servicio al cliente, el seguimiento proporciona la medición correcta para todos los aspectos del negocio.
  6. Use un sistema de monitoreo de llamadas que cuente el número de timbres antes de contestar una llamada. El sistema debe tener la capacidad de ayudar a la revisión del supervisor al registrar cuanto duró la llamada, es decir que tan rápido el representante respondió y colgó.
  7. Programe una hora de proyecto para cada representante de servicio a lo largo del día. Esto le dará tiempo para investigar y recopilar información sin interrupciones.
  8. Todos los representantes del servicio de atención al cliente deben ser anfitriones de una demostración. Mejor aún si actuaran como representantes de ventas para dos o tres demostraciones. Realizar esto ayudará mucho a sus representantes de ventas a entender a sus clientes y miembros de su fuerza de ventas.

 

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